sirius

Med en gemensam värdegrund tar vi bort onödiga problem

23 februari, 2018

När bruket i Billingsfors tog fram en ny värdegrund var det med avsikten att den alltid ska finnas med i vardagen. Som ett extra stöd och som ett riktmärke.

Arbetsstället huvudskyddsombud Stein Begby, HR Manager Helén Öder Skarström och huvudskyddsombudet Henrik Eriksson på Ahlstrom-Munksjö Paper AB Billingsfors.

– Vi involverade totalt 37 personer plus skyddskommittén i arbetet med värdegrunden, ett arbete som började redan 2012, berättar HR Manager Helén Öder Skarström.

Respekt, engagemang och flexibilitet är ledorden i värdegrunden där ordet Respekt står bl a för en sund attityd, ett trevligt och konstruktivt bemötande av varandra, ärlighet, lojalitet, prestigelöshet och öppenhet.

– Med värdegrunden som stöd kan vi direkt reagera om vi ser att tonen i samtalen på arbetsplatsen är för tuff eller om någon kanske blir utskälld för småsaker, säger huvudskyddsombudet Henrik Eriksson. Om någon avviker från värdegrunden kan vi agera och ta upp en diskussion direkt.

– Ett värdegrundsarbete pågår ständigt, fortsätter han. Det kan bli lite tufft ibland men med värdegrunden som stöd kan vi ta bort många onödiga problem.

– Samtidigt, säger Henrik, så försvinner den lite när allt flyter och fungerar bra…

Helén Öder Skarstrom tror att den tydligt kommunicerade värdegrunden har betydelse i vardagen:

– Vi har t ex idag inga långtidssjukskrivna som en följd av stress, berättar hon.

Stein Begby, arbetsställets huvudskyddsombud, ser en förändring.

– Det har varit en 60-talsstämning här. Men bruket har funnits sedan 1738 och alltid varit i förändring. Det är en förutsättning för framgång. Och jag hade inte jobbat i 43 år här om jag inte alltid känt trivsel.

  • Din kommunikation är rak och ärlig även i svåra situationer, och du behandlar dina medarbetare rättvist och med respekt.

 

  • Som chef eller arbetsledare är du företagets representant och förväntas, vid sidan av vad som gäller för alla medarbetare, arbeta målinriktat med att organisationen ska präglas av effektivitet, kontinuerlig utveckling och arbetsglädje.

 (Utdrag ut värdegrunden på Ahlstrom-Munksjö Paper i Billingsfors

 

OSA i praktiken – ett sjätte skiftlag i Billingsfors

24-årige Dennis Gladh, uppvuxen i Billingsfors, är en av de nyanställda som en följd av det sjätte skiftet på Ahlstrom-Munksjö Paper AB Billingsfors. Dennis, utbildad på gymnasiets industriprogram, anställdes i maj som hjälprullare, lär sig nu till rullare och hoppas på sikt få köra en pappersmaskin.

Ett sjätte skiftlag vid Ahlstrom-Munksjö Paper Billingsfors har blivit en del av det organisatoriska arbetsmiljöarbetet.

Det extra skiftlaget förbättrar balansen mellan krav och resurser och ger bland annat bättre möjligheter för att ersätta och frigöra personal vid sjukdom, utbildningar och interna projekt.

Inför bemanningen av sommaren valde Ahlstrom Munksjö Paper AB i Billingsfors bort alternativet tillfälliga semesteravlösare.

– Istället bildade vi ett helt nytt sjätte skiftlag, berättar Helén Öder Skarström. HR-Manager på det dalsländska bruket.

När Ahlstrom-Munksjö Paper i Billingsfors granskade sina skyddsronder konstaterade man att bemanningsfrågan var ett återkommande problem.

– Vi såg att den allt mer slimmade organisationen gav risk för fysiska skador men också att en ökande stress skapade andra problem, säger huvudskyddsombudet och hartskokaren Henrik Eriksson.

Tillsammans med företaget tog man fram idén att nyanställda inför semesterperioden skulle bilda ett sjätte skift, personer som efter semestern skulle fungera som en extra resurs för att ta ner övertider, ha kompetens att kunna gå in vid kortare frånvaro, sjukdom och utbildning, förbättra tillgängligheten och frigöra personal vid projekt. På sikt också utbildas till PM-förare. En utökad bemanning på motsvarande nitton personer. Upplärningen av de nya personerna pågår.

– Med utökade resurser kan vi jobba på ett tryggare och effektivare sätt, säger arbetsställets huvudskyddsombud Stein Begby.

Lär sig snabbt

– Vi har fått hantera mycket nytt sedan sammanslagningen till en ny koncern, bland annat ett nytt affärssystem som också tar tid att få på plats, säger Helen Öder Skarström. Nu får vi jobba med det i lugn och ro samtidigt som vi ser att de unga som nu kommer in väldigt snabbt lär sig allt det nya.

– Dessutom, säger Henrik Eriksson, har föryngringen gjort underverk, en vitamininjektion som har förändrat oss andra också.

 

Med bra ledarskap ökar trivseln

Stefan Blücher, (till vänster) tekniker och ansvarig för driften på PM2 som efter årsskiftet också tar över personalansvaret. Här tillsammans med kollegan Joakim Kanyinda, maskinförare på PM2 i Billingsfors.

Joakim Kanyinda har jobbat åtta år på bruket i Billingsfors. Idag är han maskinförare på PM 2. Joakim tycker att inställningen förändrats på ett positivt sätt på skiftlagen under åren:

– Förr ville maskinförarna behålla sin kunskap för sig själva ville känna sig oumbärliga, säger han. Idag är attityden helt förändrad, den kunskap vi har den delar vi med oss.

Han jobbar skift på en pappersmaskin där Stefan Blücher är nyanställd tekniker och daggående ansvarig sedan i januari – från och med nästa årsskifte är han också personalansvarig för personalen runt maskinen.

– Vi är i Dalsland, säger Stefan. Det kan vara lite tufft här. Men det gäller att vara ödmjuk och lyssna och agera direkt om någon går över en gräns, om det till exempel dyker upp tendenser till mobbning.

Vi är olika

– Vi är 300 anställda och vi är alla olika, och det ska vi fortsätta att få vara, säger Stefan.

– Men det finns grundläggande värden som vi alla är eniga om och som vi alla ska följa. Då skapar vi också trivsel på jobbet.

Inom Ahlstrom-Munksjö Paper AB Billingsfors betonar man vikten av det goda ledarskapet bland annat för att förebygga ohälsa.

Det ska finnas en planering för hur en anställd ska få ersättare, ingen ska känna sig tvingad att alltid vara på plats.

Alla ska få återkoppling

Som ledare på bruket har man också till uppgift att ge information så att medarbetarna förstår den uppgift man har, alla ska veta hur de kan bidra till företagets fortsatta framgångar, alla ska få snabb återkoppling på sin arbetsinsats, alla ska också få kännedom om de lever upp till förväntningarna och alla anställda ska känna att de är lyssnade på och bli respekterade.

– En ledare ska alltid tydliggöra förväntningarna på den enskilde medarbetaren, betonar Stefan Blücher.

Här liksom på övriga delar av bruket i Billingsfors har det kommit nya resurser i form av det sjätte skiftet. Ett knappt 20-tal nyanställda, mest unga människor.

– Det är väldigt positivt på många sätt, betonar Stefan.

– Dels får vi in helt nya, unga personer i arbetslagen, både tjejer och killar.

– Dels har de unga ofta en annan syn på hur samtalstonen ska vara. De tolererar inte vad som helst utan kommer direkt till mig om de upplever något som inte känns bra.

 

Vad innebär en ”social arbetsmiljö”?

Vi måste vara tydliga med att aldrig tolerera trakasserier eller olämpligt beteende, säger Johan Pellnäs, Prevent.

Att inse att oljespill på golvet är en halkrisk och att höga decibeltal under lång tid är ett arbetsmiljöproblem är lätt att inse.

– Där är det lätt att enas, säger Johan Mellnäs på Prevent.

– Men om vi har en rå men hjärtlig jargong på jobbet och någon upplever den som kränkande. Hur definierar vi den gränsen?

För drygt ett och ett halvt år sedan kom Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, åtta sidor om arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Sedan dess har tillämpningen diskuterats ute på industrier över hela landet.

– Vissa delar är enklare, inom industrin är arbetstiderna oftast ingen större fråga, här finns ju kollektivavtal, säger Johan Mellnäs. Men det kan handla om skiftgång där en sen kväll inte ska följas av en tidig morgon eller kostråd; vi funkar olika på natten och även om man är en rutinerad nattarbetare finns det många fakta- och forskningsbaserade råd att ta till sig, en stor grillbiff med pommes kl 03 är t ex inte att rekommendera.

Arbetsbelastning

Arbetsbelastning är en större fråga. Här finns den upplevda obehagsstressen, kanske som en följd av hård press, dålig återhämtning, mycket övertid eller liknande.

– Men det kan också vara problem som en följd av understimulans, otydliga krav och krångliga system, säger Johan Mellnäs.

Mycket handlar idag också om tysta kontrakt, inte nedskrivna förväntningar.

Han betonar att det inte primärt handlar om psykosocial arbetsmiljö på individnivå utan mer är en organisationsfråga på planeringsnivå. Det ska finnas mål inom organisationen så att man uppfattar hur medarbetare mår, att man upptäcker problem innan någon faller igenom.

Den tredje huvudpunkten inom OSA (organisatorisk och social arbetsmiljö) sätter ljuset på kränkande särbehandling.

– Vi upplever att många chefer och huvudskyddsombud hör av sig med frågor om vad som ska/kan/bör göras.

Föreskrifterna är inte detaljerade samtidigt som kraven är höga på att första linjens chefer håller koll.

Räcker årliga samtal?

En arbetsplats med kanske tio anställda brukar inte vara något problem, man känner varandra och kanske även varandras familjer.

– Men om vi är över hundra på en arbetsplats, räcker det med årliga samtal och enkäter? Och vad är en kränkande särbehandling, hur utreds den? Hur utreds om någon upplever att han eller hon hålls utanför information, från möten..?

Förminskande jargong

I höst har mycket fokus lagts på jargonger på arbetsplatser, inte minst förminskande eller sexistiska. Hur lägger man gränserna?

– Tolkar man föreskrifterna bokstavligt så är det minsta gemensamma nämnare som gäller, säger Johan. Om någon upplever en kränkning så är det en kränkning, men det behöver för den skull inte vara en kränkande särbehandling.

Föreskrifterna om kränkande särbehandling är något annat än om kränkningen utgår ifrån någon av de sju diskrimineringsgrunderna, (bl a kön, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning och ålder) då är det diskrimineringslagstiftningen som gäller.

Men inget fall är det andra helt likt. Desto viktigare att företaget/arbetsplatsen bestämmer vilket beteende och jargong som inte är accepterat på arbetsplatsen.

Arbetsmiljökommittén

Johan Mellnäs har upplevt hur vissa arbetsplatser har starka identitetsfaktorer, man har en struktur som innebär att många har liknande erfarenheter där skämten kan handla om minoriteter, känslor och tillkortakommanden utan att veta hur det tas emot. Han ser arbetsmiljökommittéerna som en lämplig nivå att börja diskussionen om mål och visioner för OSA-arbetet.

Ingen upplever sig kränkt

– Hur jobbar vi så att ingen blir sjuk av stress, hur ser vi över arbetsmiljöpolicyn så att den får en funktion i vardagen och hur samverkar vi på bästa sätt på vår egen arbetsplats så alla blir sedda och ingen upplever sig kränkt.

Den stressrelaterade sjukfrånvaron i Sverige har en tendens att öka.

– Det är svåra frågor där många intressenter måste jobba tillsammans mot en lösning. Vi har ett livspussel som sätter press på många familjer, inte minst kvinnor, säger Åsa Jackson, HR-ansvarig inom Ahlstrom-Munksjökoncernen.

Inom koncernen finns en tydlig filosofi för alla ledare eftersom rätt ledarskap bygger engagerade medarbetare som utvecklas, trivs och mår bra:

– Våra ledare ska tydliggöra förväntningarna som finns i våra gemensamma värderingar.

Alla ska veta vad som gäller.

Hon fortsätter:

– Vissa beteenden är oacceptabla, som exempelvis trakasserier, och blir det inte omedelbara konsekvenser skyddar man en kultur som vi inte vill se.

– Därför måste vi vara tydliga med vilken kultur och vilka beteenden vi förväntar oss. Chefer som inte klarar den ledarrollen måste vi hjälpa att utveckla som ledare eller hjälpas att hitta en annan roll som passar dem bättre.

 

Nytt bolag med lång historia

Åsa Jackson, HR-ansvarig inom Ahlstrom-Munksjökoncernen och Rune Årnes som ansvarar för hälsa, miljö- och säkerhetsarbetet inom företaget, arbetar just nu med att uppdatera arbetsmiljöarbetet:

– Vi är ett nytt bolag sedan april i år men med en lång historia där ett nytt fräscht program med nya målsättningar för arbetsmiljöarbetet bygger på tidigare erfarenheter, säger de.

”Safety is our mindset” är ledordet för säkerhetsarbetet.

– Vi har fokus på händelser över tid, även de som är en följd av psykosociala problem. Vi använder kunskapen för att förebygga problem. Det är en del av vår säkerhetskultur där vi arbetar proaktivt och där vi har vår värdegrund i botten, säger Rune Årnes.

De hänvisar båda till den gemensamma värdegrunden där värdeorden är tillit, respekt och engagemang och där fokus är samarbete mot gemensamma mål. Säkerhet och ansvar kombineras med innovationer och förändringsbenägenhet.

I riskbedömningen som ingår i det förebyggande arbetsmiljöarbetet finns också den psykosociala miljön, att bygga en trygg arbetsplats där alla trivs, är respekterade och lyssnade till.

Engagerade medarbetare som känner uppskattning och kan påverka.

Vikten av ledarskapet

De poängterar vikten av ledarskapet där säkerhetsutbildningen ska leda till en olycksfri och säker arbetsplats, men där varje medarbetare förutom att vara oskadd också ska vara frisk både fysiskt och psykiskt och ha roligt på jobbet.

– Att må bra på jobbet är en del av vad vi vill åstadkomma med säkerhetsutbildningen.

 

 

Återhämtningen är viktigast när stressen tynger vardagen

Anitha Risberg betonar vikten av återhämtning.

Vår stress är kroppens metod för att vi ska överleva när intrycken blir många och känslorna intensiva. Det handlar om en ökad belastning som i sin ursprungliga forma kan handla om ljus, mörker, kyla, värme…

– Många tror att det handlar om att skynda sig eller att vara rädd i stunden, men den stressen är inte farlig, säger Anitha Risberg Medicine Dr i Fysiologi, lärare och forskare vid Luleå Tekniska Universitet.

Men om man är ständig rädd – för kanske fåglar eller ormar, eller är rädd för att inte räcka till på en arbetsplats. När vi tvingas prestera hela tiden för att överleva kan det leda till utmattning.

– Våra sinnen tar in intryck men en kort intensiv känsla av otillräcklighet är inte farligt, fortsätter Anitha Risberg. Om vi däremot ständigt oroar oss för att inte räcka till – vara otillräckliga – då riskerar vi hjärtproblem, ökad vätskeansamling i kroppen, höga kortisolnivåer klickar in och kan leda till bukfetma, ”buffelnacke”, sköra slemhinnor, minskad sexdrift, mensrubbningar med flera tillstånd.

– Utan återhämtning slits vår kropp hårt.

Anitha Risbergs lyfter i sin bok återhämtningens viktiga betydelse.

– Att vi upplever stress kan vara bra för det leder till att vi klarar oss bättre i utsatta situationer. Men kronisk stress kombinerat med bristande återhämtning utgör en risk för att vi drabbas av ohälsa och då exempelvis utmattningssyndrom.

Måltidsgemenskap

Anitha menar att goda rutiner är bra och hänvisar till studier där de som har en medellivslängd på över 80 år har studerats. Gemensamt för dessa är att de har bland annat måltidsgemenskap och lättare arbete men även alltid regelbunden vila en gång i veckan.

– En teori är att de har rutiner där de verkligen vilar, de använder inte den lediga dagen för att hinna ifatt med en massa annat.

Ingen hjälp av yoga

Anitha menar att vi inte heller behöver forcera fram vila med hjälp av yoga och mindfulness och liknande utan det räcker med att varva ner.

– Släpp kraven, sätter dig med fötterna under en filt och läs en bok. Slappna av, är hennes enkla råd.

Också korta återhämtningsstunder på arbetsplatsen har betydelse; fikaraster, lunchen… Tid för reflektion, tid att bli kreativ.

– Vi får inte glömma att det finns stora individuella variationer, poängterar hon. Vårt kortisol ställer upp som vårt skydd, men de producerande cellerna behöver vila. Men vissa människor klarar sig bättre än andra. De kan känna ett inre lugn, uppleva att de duger och har den stöttning från gruppen som gör att de kan jobba hårt under en längre tid.

 

Johan har egen erfarenhet:

Sluta prata om den positiva stressen

Johan Norén är föreläsare med fokus på stress och utbrändhet.

En stressad medarbetare är en säkerhetsrisk, misstag sker ofta i stressade tillstånd.

– Mindre stress ökar dessutom produktiviteten, säger Johan Norén, tidigare försäljningschef, numera föreläsare med fokus på stress och utbrändhet.

Han hör ofta människor prata om den positiva stressen som en drivkraft. Men han ruskar på huvudet och suckar tungt när han hör uttrycket:

– Stress kan liknas med allergisk reaktion, vi skulle aldrig acceptera att människor går runt på arbetsplatser med prickar på kroppen, blåa runt munnen och en känsla av andnöd.

– Felet vi gör är att vi accepterar stress och pratar om stress som något positivt utan att ha kunskap om dom långsiktiga konsekvenserna, menar han.

Den mänskliga svarta lådan

Johan har, som allt fler av oss, egen erfarenhet av vad som händer när normala stressreaktioner inte tas på allvar. 2012 var han 32 år och mitt inne i sin karriär när efter lång tid med olika symtom brakade rakt in i väggen. Nästan tre år senare med två självmordsförsök och sju veckor inom akut psykvården är han nu tillbaka i ett vanligt liv men med missionen att varna och undervisa sin omgivning.

Han vill varna för de tydliga tecken som finns i det som han själv kallar ”den mänskliga svarta lådan” och undervisa om de tecken som alltid går att hitta i i efterhand ifrån att jobba med människor i rehabiliteringsfasen för den som vill öppna den där svarta lådan. Se obalansen och göra en kraschanalys.

Under ständigt hot

Under Sirius Forum, den sjunde februari, kommer Johan att berätta om alla de tecken han tycker att vi själva eller vår omgivning bör vara uppmärksamma på. När vi skämtar om våra tillkortakommanden medan kroppen upplever att vi är under hot, när tillvaron blir ett alltför stort krav. Hur vi nonchalerar sömnproblem och glömmer ödmjukheten när vi istället stolt berättar att vi inte haft en förkylning på tio år. När chefen gör de anställdas jobb för att det ska bli ordentligt gjort.

– Slaget blir hårt när vi inser att vi själva drabbas av det vi föraktat hos andra…

En stressad person med många bollar i luften gör ofta misstag.

Att som chef inse och tidigt förstå processen innebär också sparade pengar för ett företag genom ökad produktion, lönsamhet, kreativitet och minskade kostnader för sjukfrånvaro.

– Dessutom måste vi förstå att hantera problem på rätt sätt, menar Johan.

Om vi får en sten som skaver i skon hjälper det inte att meditera eller motionera. Du behöver leta efter stenen och ta ut den.